Regolamento della casa: tutto ciò che devi sapere

Freepick

24 Aprile 2023, 13:00

Se stai lavorando nel settore degli affitti turistici, come gestore o proprietario di una casa vacanza, è logico e comprensibile cercare di difendersi da ogni fonte di preoccupazione e voler evitare problemi con gli ospiti, i vicini, oggetti danneggiati o mancanti all'interno della casa e altre situazioni indesiderate. Per questo, i proprietari e gestori di strutture ricettive stabiliscono le regole della casa vacanza da rispettare. Un vero e proprio regolamento con istruzioni e restrizioni per gli ospiti.

Ogni gestore o proprietario sceglie il modo ed il tono che vuole utilizzare, ma ci sono alcuni aspetti importanti da non tralasciare nel momento in cui stiamo redigendo questo documento. In questo articolo ti forniremo un fac simile di regolamento per la tua casa vacanze, con le regole che non possono mancare, spiegheremo l’importanza di questo documento e come aggiungerlo sulle principali piattaforme di prenotazione come Booking.com, Airbnb, Rentalia, ecc.

Scarica gratuitamente il regolamento fac simile per la tua casa vacanza.

Come si redigono le regole della casa vacanze?

Anche se non si direbbe, gli ospiti sono i primi ad esserne grati quando vengono informati sulle condizioni, i requisiti e le regole della loro permanenza presso la tua casa vacanza.

Rendere il soggiorno piacevole e sicuro è una delle parti più importanti di un viaggio, da entrambe le parti (gestore o proprietario e viaggiatore).

Quindi, è uno dei tuoi compiti ed è nel tuo interesse dare una serie di garanzie affinché l’esperienza risulti positiva da tutti i punti di vista.

Nel regolamento della tua casa vacanza, è fondamentale chiarire gli aspetti importanti e le regole del tuo alloggio per evitare malintesi o equivoci con i tuoi ospiti.

Mostrare trasparenza è sempre il miglior modo per creare fiducia, per questo, fin dall’inizio del processo di stesura delle tue regole, deve essere chiaro a quale pubblico ti rivolgi per sapere se dovrai usare un linguaggio più o meno colloquiale, evitando tecnicismi e andando al dunque.

Le regole della casa sono un ulteriore strumento di comunicazione con il cliente. Pensiamo quindi al tipo di ospite che riceveremo: coppie, gruppi di amici, famiglie, nomadi digitali… ed anche all'uso che potranno farne.

Immaginiamoci di dover stabilire con l’ospite un divieto di organizzare feste ed eventi nella struttura, ma vogliamo dirlo nel modo più amichevole possibile.

Ecco alcune idee su come scrivere il testo:

Esempio 1: i nostri alloggi sono pensati per farti godere di qualche giorno di natura, turismo e relax, per questo motivo le feste non sono ammesse.

Esempio 2: lavoriamo affinché tu possa godere al massimo del tuo soggiorno nel nostro appartamento e vorremmo che fosse un lavoro di squadra, pertanto ti ringrazieremo se non organizzerai feste ed eventi durante il tuo soggiorno.

Esempio 3: le feste non sono consentite, ma capiamo che vogliate divertirvi. Per questo motivo ti consigliamo il bar "nome del bar", dove se vai a nome nostro, avrai uno sconto del 5%.

Questa terza opzione prevede che, oltre a dichiarare ciò che non si può fare, tu dia loro un'alternativa.

Che informazioni deve contenere?

Pexels

Per iniziare, puoi utilizzare un modello di regolamento standard, ma ci sono due cose che devi sempre tenere a mente:

La normativa sugli affitti turistici della tua zona o comune
L'importanza di personalizzare questo documento in base alle limitazioni e caratteristiche specifiche dell’alloggio turistico in questione
Le informazioni obbligatorie richieste dalle piattaforme di prenotazione online (OTA).

Ad esempio, se gestisci 20 appartamenti, magari solo 3 di loro hanno una vasca idromassaggio in terrazza, quindi per questi appartamenti il servizio deve essere specificato e regolamentato nel regolamento della casa vacanze.

Ti consigliamo di indicare sempre:

Orari di utilizzo
Come accenderla o spegnerla
Brevi istruzioni per la manutenzione: ad esempio, come coprirla dopo l'uso, se necessario.

Queste regole possono essere fondamentali per rendere gli ospiti consapevoli delle responsabilità che comporta la prenotazione della proprietà e per far sì che si trovino a proprio agio nell'alloggio.

Molte piattaforme di prenotazioni online, come Airbnb, attribuiscono grande importanza a queste informazioni, quindi ti consigliamo di includere almeno:

1. Regole generali

Un riassunto delle informazioni di base, il numero massimo di persone ammesse, gli orari di check-in e check-out e la possibilità di prolungarli.

2. Rumore

Orari in cui gli ospiti non devono disturbare i vicini: se nella tua comunità di vicini non sono definiti, dovrai attenerti a ciò che dice la legge sul rumore. È sempre positivo che lo tengano a mente.

3. Sicurezza: finestre, porte e telefoni di emergenza

In qualità di ospitante, conosci la zona in cui si trova l'alloggio turistico. Pertanto, è interessante che tu dia alcuni consigli sulla sicurezza, oltre a ricordare alcune cose fondamentali.

Non lasciare le finestre aperte all’uscita dall’alloggio, o tenere sempre d'occhio il fuoco se c’è un caminetto, possono essere consigli da dettagliare in questa sezione.

Inoltre, dovresti indicare il numero di telefono di emergenza, nel caso in cui si verifichi una situazione delicata.

4. Animali domestici

Se non ci sono problemi con gli animali domestici, ad eccezione del numero, del peso o di alcuni tipi di animali, rendilo molto esplicito, in modo da non avere sorprese in seguito.

5. Tabacco

È necessario specificare se è consentito fumare o meno. E se lo è, dove: su un balcone, nel cortile, lontano dalla zona dei bambini?

6. Parcheggio

Usa queste regole per consigliargli il modo migliore di usare la macchina. Digli se ci sono parcheggi, se sono gratuiti o a pagamento, se sono pubblici o privati, se sono coperti o meno, se possono portare quante auto vogliono o meno.

7. Jacuzzi/piscina

Spiegare sempre come deve essere utilizzata e gli orari in cui è disponibile. Cerca di chiarire dubbi come: bisogna prenotarla, quanto è calda o se è condivisa con altri ospiti.

8. Barbecue/caminetto

Spiega chiaramente come accendere il fuoco, come spegnerlo e a che ora, in modo da evitare problemi futuri.

9. Danneggiamenti e guasti

Un incidente può capitare a chiunque, ma cosa fare quando qualcosa viene danneggiato è ciò di cui dovresti discutere con loro. Conoscere le conseguenze, come il mancato rimborso di un deposito o il pagamento dei danni, li aiuterà a prestare maggiore attenzione.

10. Rispetto delle regole

In questa sezione finale è interessante ricordare ancora una volta l'importanza di rispettare tutto ciò che è stato descritto in precedenza e come procedere in caso contrario.

Esempi di regole della casa vacanze

Come abbiamo spiegato, ogni alloggio turistico è diverso e pertanto deve avere le sue regole personalizzate.

È anche vero che ci sono una serie di regole che potrebbero essere applicate a tutte le strutture ricettive, che possiamo chiamare “Regole generali”, come ad esempio regolamenti locali, requisiti specifici, ecc.

Ed altre regole che possiamo definire “Regole specifiche”, che devono invece essere adattate alle particolarità della struttura per la quale stiamo scrivendo il regolamento.

Di seguito, una breve lista per aiutarti a stabilire le regole fondamentali del tuo alloggio turistico, che puoi utilizzare nelle tue prenotazioni dirette ma anche nei portali come ad esempio Airbnb, Booking, Rentalia e molti altri.

Check-in: il check-in è previsto dalle ore 13:00. Se arrivate prima, potete lasciare i bagagli e utilizzare la zona comune della casa vacanza, ma non potrete accedere all’interno.
Check-out: il check-out è previsto entro le ore 11:00. Se avete bisogno di posticipare il check-out, chiedetelo al proprietario della casa vacanza per consultarne le condizioni.
Animali domestici: non sono ammessi animali domestici nella casa vacanza.
Fumo: è vietato fumare all'interno della casa. Se desiderate fumare, è possibile farlo all'esterno, ma ricordatevi per favore di gettare le sigarette spente nei contenitori appositi.
Ospiti: il numero di ospiti non può superare quello indicato nella prenotazione. Se avete bisogno di aggiungere un ospite, chiedetelo al proprietario della casa vacanza per consultarne le condizioni.
Rumori: rispettate i vicini e gli altri ospiti della casa vacanza impedendo rumori eccessivi.
Pulizia: vi chiediamo gentilmente di lasciare la casa vacanza pulita e in ordine come l'avete trovata. Altrimenti, se lo desiderate, è possibile pagare un costo extra per la pulizia finale.
Danni: siete responsabili di eventuali danni o oggetti rotti. In questo caso, il viaggiatore deve assumere il costo della riparazione.
Cucina: È possibile utilizzare la cucina e tutti i suoi utensili per preparare i pasti.
Raccolta differenziata: seguite gentilmente le istruzioni per la raccolta differenziata dei rifiuti che trovate all’interno dell’alloggio.

Come aggiungere le regole della casa vacanza su Airbnb

Alcune delle regole che stabilisci per la tua struttura ricettiva potranno essere sincronizzate direttamente dal software di gestione che utilizzi.

Specialmente se si tratta di un gestionale all-in-one, che ti permette di controllare tutto il contenuto dei tuoi annunci al suo interno, come foto, descrizioni, servizi, ed appunto, regolamento della casa vacanza.

Per esempio, da AvaiBook puoi selezionare se permetti o meno feste ed eventi, fumare all’interno dell’alloggio, o se sono consentiti o meno i bambini.

Per quanto riguarda la piattaforma di Airbnb, il miglior modo di stabilire il regolamento della tua casa vacanza è:

Andare alla sezione Gestisci annuncio e scegliere quello per il quale vuoi stabilire le regole
Scegliere nella parte superiore Preferenze nelle prenotazioni
Troverai qui il Regole della casa ed il bottone che ti permette Modificare
Scrivi tutte le regole che hai preparato per il tuo alloggio nei minimi dettagli.

Cosa succede se qualcuno infrange le regole della casa su Airbnb?

Non è qualcosa di frequente, ma può succedere che tu abbia la sfortuna che uno dei tuoi ospiti infranga il regolamento della casa vacanza che hai stabilito.

Senz’altro la prima cosa da fare è contattare Airbnb per fare una segnalazione. Lo potrai fare dalla sezione Centro Assistenza della loro piattaforma, e dovrai spiegare dettagliatamente quanto accaduto affinché possano darti la miglior soluzione.

È importante che in nessun caso sia tu a cancellare la prenotazione come primo provvedimento, ne espellere l’ospite, perché in questo modo c’è il rischio che Airbnb ti penalizzi e si schieri dalla parte dell’ospite.

Un’altro aspetto fondamentale è disporre delle prove necessarie di ciò che è successo, per poterle presentare ad Airbnb quando contatti con la loro assistenza.

Normalmente, una volta fatto questo, la piattaforma ti darà il permesso di cancellare la prenotazione, già da un punto di vista consapevole, e potrai sfrattare l’ospite senza rischiare di essere sanzionato.