Booking Engine: cos'è e come sceglierlo per il tuo alloggio turistico

​Il mondo delle prenotazioni online è in continua evoluzione e, per avere successo nel settore degli alloggi turistici, è fondamentale dotarsi degli strumenti giusti, capaci di far decollare la tua attività.

Uno di questi strumenti indispensabili è senz’altro il Booking Engine, o motore di prenotazione, e in questo articolo vedremo tutti i dettagli su come funziona, i vantaggi che offre, le caratteristiche principali, ed i motivi per cui è necessario. 

Grazie all'efficacia di questa funzionalità, che permette all’ospite di prenotare il tuo alloggio turistico in modo semplice e veloce, oltre ad offrirgli un'esperienza d'uso intuitiva e piacevole, potrai ottimizzare le tue strategie ed aumentare le tue prenotazioni dirette. 

Con questo articolo vogliamo trasmetterti l'importanza di un Booking Engine efficace, capace di fare la differenza nel tuo business, e vogliamo darti tutti gli strumenti per poter facilmente individuare la soluzione più adatta alle tue esigenze.

Cos'è un Booking Engine?

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Cominciamo però dalla definizione di Booking Engine, per capire nel dettaglio di cosa si tratta.

È un sistema di prenotazione online, che si presenta sotto forma di link, che possiamo integrare al sito web della nostra struttura, o inserire nei nostri Social Network, o anche mandare direttamente all’ospite che vuole prenotare.

Quando clicchiamo su questo link, si apre una pagina con i dettagli della struttura, quindi foto, descrizioni, servizi, ecc., ed un calendario per poter selezionare le date e prenotare l'alloggio in questione per le nostre vacanze.

Permette appunto agli utenti di prenotare direttamente sul sito web della struttura, in quanto è collegato alla disponibilità in tempo reale della struttura stessa. 

Il funzionamento di un Booking Engine si basa appunto sulla sincronizzazione delle disponibilità e dei prezzi degli alloggi con un calendario di prenotazione, che viene visualizzato in tempo reale sul sito web della struttura, o simili.

Gli utenti possono così verificare le date disponibili, scegliere l'alloggio che preferiscono e completare la prenotazione in pochi semplici passaggi. 

Il sistema provvede poi a inviare automaticamente una conferma di prenotazione all'ospite e ad aggiornare la disponibilità sul calendario.

Si tratta di uno strumento fondamentale per i proprietari di alloggi turistici, in quanto consente di automatizzare e semplificare il processo di prenotazione, riducendo il tempo e lo sforzo dedicati alla gestione delle richieste.

Il tutto sempre offrendo all’ospite la miglior esperienza di prenotazione possibile e venendo incontro a quella che è la maggior domanda oggigiorno nel mondo turistico: poter effettuare una prenotazione velocemente, facilmente e in modo sicuro.

Cos'è possibile fare con un Booking Engine?

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Come anticipato in precedenza, la sua funzione principale è quella di:

• integrarlo nel sito web della tua struttura;
• integrarlo nel profili social della tua struttura;
• mandare il link direttamente ad un cliente che richiede un preventivo;
• risparmiare tempo, perché è il cliente che ricerca la disponibilità ed effettua la prenotazione ed il pagamento da solo;
• risparmiare sulle commissioni delle OTA essendo capaci di disintermediare con le prenotazioni dirette su questo canale.

Tuttavia, esistono anche altre funzionalità di un Booking Engine, che possono variare a seconda del software scelto, ma in generale, questi sistemi offrono diverse opzioni per personalizzare l'esperienza di prenotazione, come ad esempio:

• gestione dei prezzi: possibilità di impostare prezzi diversi in base a stagioni, durata del soggiorno o numero di ospiti;
• offerte speciali, promozioni e coupon di sconto: creazione di sconti e pacchetti personalizzati per incentivare le prenotazioni dirette;
• integrazione con i canali di distribuzione: collegamento del Booking Engine allo strumento di Channel Manager, che quindi permette di mantenere la sincronizzazione delle disponibilità e dei prezzi ai principali portali di prenotazione online (OTA);
• opzioni di pagamento: supporto a diversi metodi di pagamento e integrazione con gateway di pagamento sicuri.

La scelta del Booking Engine più adatto alle esigenze della tua struttura è un passo fondamentale per garantire un'esperienza di prenotazione fluida e soddisfacente per i tuoi ospiti, oltre a semplificare la gestione delle prenotazioni da parte tua.

Caratteristiche principali di un Booking Engine

Booking engine

Per scegliere il Booking Engine più adatto alle tue esigenze, è importante conoscere le caratteristiche principali che un buon sistema di prenotazione dovrebbe offrire, soprattutto dal punto di vista un po’ più tecnico.

Di seguito, vengono descritte alcune delle funzionalità più importanti da considerare nella scelta del tuo Booking Engine.

Interfaccia utente intuitiva

Un Booking Engine efficace dovrebbe avere un'interfaccia utente semplice e intuitiva, sia per gli ospiti che per i gestori della struttura. 

Questo permette di facilitare il processo di prenotazione e di ridurre al minimo il rischio di errori o incomprensioni. 

Un'interfaccia ben progettata dovrebbe essere facilmente navigabile, con un design pulito e funzionale, e dovrebbe offrire informazioni chiare e dettagliate su alloggi, prezzi e disponibilità.

Integrazione con sistemi di gestione dell'alloggio turistico

Un altro aspetto fondamentale è l'integrazione del Booking Engine con i sistemi di gestione delle prenotazioni (PMS) e altri software utilizzati nella tua struttura. 

Questa integrazione consente di sincronizzare automaticamente le informazioni sulle prenotazioni, evitando sovrapposizioni o discrepanze nei dati. 

Inoltre, un Booking Engine integrato con il tuo PMS può offrire funzionalità aggiuntive, come la gestione delle fatture e dei pagamenti, la creazione di report e l'analisi delle performance.

Compatibilità con diversi tipi di immobili

Il Booking Engine ideale dovrebbe essere flessibile e adattabile a diversi tipi di alloggi turistici, come appartamenti, case vacanza, B&B e hotel. 

Questo significa che il sistema dovrebbe permettere di configurare le informazioni relative a ciascun alloggio in modo personalizzato, tenendo conto delle specificità di ogni struttura.

Altre caratteristiche importanti da valutare nella scelta del tuo Booking Engine includono:

• supporto multilingue e multi-valuta: per attrarre ospiti internazionali e facilitare il processo di prenotazione;
• funzionalità di marketing e promozione: per creare offerte speciali, pacchetti, coupon di sconto e programmi di fidelizzazione;
• ottimizzazione per dispositivi mobili: per garantire un'esperienza di prenotazione fluida e piacevole anche su smartphone e tablet.

Come scegliere il Booking Engine giusto per il tuo alloggio turistico

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Per scegliere il Booking Engine giusto per la tua struttura, è importante seguire alcuni passaggi che ti aiuteranno a valutare le diverse opzioni disponibili sul mercato e a individuare la soluzione più adatta per te.

Di seguito, troverai alcuni consigli utili per guidarti in questo processo.

Valutazione delle esigenze del tuo business

Prima di tutto, è fondamentale analizzare le specifiche necessità della tua struttura e definire quali funzionalità e caratteristiche sono più importanti per te. 

Ad esempio, potresti avere bisogno di un Booking Engine che supporti più lingue, se la maggior parte dei tuoi ospiti sono stranieri dovuto alla tipologia della tua destinazione. Oppure, che offra funzionalità avanzate di marketing e promozione. 

Prenditi il tempo necessario per riflettere sulle tue priorità e stabilire quali aspetti sono imprescindibili nella scelta del tuo sistema di prenotazione.

Considerazioni sulla compatibilità e integrazione

Come già accennato, è essenziale che il Booking Engine scelto sia compatibile con i sistemi di gestione della proprietà (PMS) e altri software utilizzati nella tua struttura. 

Verifica quindi se il sistema di prenotazione che stai valutando offre integrazioni con i tuoi strumenti attuali o se sarà necessario apportare modifiche per garantire una corretta sincronizzazione dei dati.

Supporto e assistenza clienti

Un altro aspetto fondamentale nella scelta del tuo Booking Engine è la qualità del supporto e dell'assistenza clienti offerti dal fornitore. 

Un servizio di assistenza efficiente e tempestivo può fare la differenza nel caso in cui si verifichino problemi o malfunzionamenti del sistema. 

Prima di prendere una decisione, verifica quali canali di supporto sono disponibili (telefono, email, chat) e se il fornitore offre risorse aggiuntive, come guide, tutorial o webinar, per aiutarti a utilizzare al meglio il Booking Engine.

In generale, è consigliabile confrontare diverse opzioni e valutare attentamente i pro e i contro di ciascun sistema di prenotazione. 

Leggi le recensioni degli utenti, confronta i prezzi e le caratteristiche offerte e, se possibile, prova una demo gratuita del software per avere un'idea più precisa delle sue funzionalità e della sua facilità d'uso. 

Come aumentare le prenotazioni dirette con il tuo Booking Engine

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Aumentare le prenotazioni dirette attraverso il tuo Booking Engine è fondamentale per migliorare la redditività del tuo alloggio turistico, in quanto ti permette di ricevere prenotazioni a costo zero, eliminando le commissioni delle piattaforme di prenotazione (OTA). 

Questo processo viene anche definito “disintermediazione”.

Ecco alcuni suggerimenti diversi per ottimizzare l'utilizzo del tuo sistema di prenotazione e incoraggiare gli ospiti a prenotare sul tuo sito web.

• È importante offrire un'esperienza d'uso fluida e piacevole sul tuo sito web. 
• Assicurati che il design del sito sia accattivante e professionale e che le informazioni sugli alloggi, i servizi offerti e le tariffe siano chiare e dettagliate. 
• Semplifica il processo di prenotazione, riducendo al minimo i passaggi e gli ostacoli che potrebbero scoraggiare gli utenti.
• Un'altra strategia efficace è creare un programma di fedeltà che premi gli ospiti che scelgono di prenotare direttamente sul tuo sito web. Ad esempio, potresti offrire sconti, upgrade gratuiti o servizi aggiuntivi esclusivi a coloro che prenotano attraverso questo canale diretto. Questo non solo incoraggerà le prenotazioni dirette, ma contribuirà anche a fidelizzare i clienti e a migliorare la loro esperienza complessiva.
• È anche fondamentale, e molto consigliato, mantenere più bassi i prezzi per chi prenota con il Booking Engine dal tuo sito, rispetto ai prezzi delle OTA.È un qualcosa che dovresti poter fare senza grandi problemi, perché hai un maggior margine di guadagno in una prenotazione diretta non dovendo pagare le commissioni della prenotazione ad una OTA.

Inoltre, esistono molti studi del settore che hanno confermato l’Effetto Billboard, ovvero che oggigiorno gli ospiti cercando una struttura in una grande piattaforma di prenotazione online, per poi verificare se ci sono vantaggi, come ad esempio il prezzo più basso, prenotando direttamente dal sito dell’alloggio.

Come vedi, quindi, è essenziale farci trovare preparati in questi casi.

Infine, utilizza il Booking Engine per promuovere le prenotazioni dirette attraverso il marketing online. 

Ad esempio, potresti creare campagne pubblicitarie sui social media o su Google Ads, che indirizzino gli utenti direttamente alla pagina di prenotazione del tuo sito web. 

Oppure, sfruttare l'email marketing per inviare offerte speciali e promozioni esclusive ai tuoi clienti e ai potenziali ospiti, incentivandoli a prenotare direttamente con te.

Seguendo questi suggerimenti e adattando le strategie alle esigenze specifiche del tuo alloggio turistico, potrai aumentare le prenotazioni dirette e migliorare la redditività della tua struttura grazie al tuo Booking Engine.